SaaS ist nicht automatisch günstiger und Individualsoftware nicht automatisch die bessere Wahl. Die richtige Entscheidung hängt von Prozessen, Daten, Nutzerzahl und notwendiger Differenzierung ab.
SaaS passt bei standardisierten Abläufen
Wenn ein Unternehmen seine Prozesse an ein bewährtes Standardprodukt anpassen kann, sind SaaS-Lösungen oft schnell eingeführt. Betrieb, Updates und Basis-Sicherheit liegen beim Anbieter.
Eigenentwicklung bei wettbewerbskritischen Prozessen
Sobald interne Abläufe, Partnerportale oder Schnittstellen den eigentlichen Geschäftsvorteil ausmachen, werden Workarounds und laufende Nutzerlizenzen teuer. Eine eigene Lösung bildet den Prozess direkt ab.
Gesamtkosten über mehrere Jahre vergleichen
Ein fairer TCO-Vergleich umfasst bei SaaS Lizenzen, Integrationen, Datenexporte, Anpassungen, Schulungen und Abhängigkeiten. Bei Eigenentwicklung gehören zusätzlich Wartung, Hosting, Security, Support und fachliche Weiterentwicklung in die Rechnung.
Verantwortung auf beiden Seiten klären
Beim SaaS bleibt der Kunde unter anderem für Benutzerverwaltung, Konfiguration und die datenschutzkonforme Nutzung mitverantwortlich. Häufig ist eine Kombination sinnvoll: Standarddienste für allgemeine Aufgaben und eine eigene Integrations- oder Portalebene für differenzierende Prozesse.
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